Akun NQ Sarpras digunakan untuk mengelola seluruh sarana dan prasarana pesantren, mulai dari pendataan inventaris, peminjaman barang, pemeliharaan, hingga pelaporan kerusakan dan nilai aset.
Tujuan Akun
Menyediakan sistem terpusat agar petugas dapat mencatat, menelusuri, dan melaporkan kondisi aset pesantren secara rapi, transparan, dan mudah diaudit.
Fitur Unggulan
Dashboard statistik Sarpras, manajemen inventaris dan lokasi, transaksi peminjaman dan pengembalian, pencatatan kerusakan dan maintenance, serta laporan rekap yang siap cetak.
Target Pengguna
Petugas Sarpras, kepala bagian Sarpras, dan pimpinan pesantren yang memantau aset dan penggunaan fasilitas.
Halaman ringkasan Sarpras berisi statistik inventaris, peminjaman, kerusakan, dan informasi akun petugas.
Master Data
Pengaturan data pokok Sarpras seperti inventaris, kategori barang, dan lokasi penyimpanan.
Transaksi
Menu untuk mencatat peminjaman dan pengembalian barang Sarpras.
Maintenance & Kerusakan
Pencatatan laporan kerusakan dan kegiatan pemeliharaan sarana prasarana.
Laporan
Kumpulan laporan inventaris, peminjaman, maintenance, dan kerusakan yang bisa difilter dan dicetak.
Pengaturan
Pengaturan denda Sarpras, manajemen user Sarpras, dan pengelolaan peminjam umum.
Fitur Lainnya
Dashboard Sarpras
Kegunaan
Menampilkan ringkasan cepat kondisi Sarpras seperti jumlah inventaris, peminjaman aktif, kerusakan, dan total nilai aset.
Cara Menggunakan
Masuk dengan akun Sarpras, lalu buka menu Dashboard. Gunakan kartu statistik dan grafik untuk memantau aktivitas dan kondisi aset terkini.
Data yang Ditampilkan
Kartu jumlah inventaris, lokasi, user Sarpras, peminjaman aktif, kerusakan aktif, total maintenance, total nilai aset, dan daftar peminjaman terbaru.
Tips:
Gunakan dashboard untuk memantau apakah peminjaman dan kerusakan masih dalam batas normal.
Catatan Penting:
Jika angka kerusakan atau peminjaman aktif meningkat tajam, segera cek detail di menu laporan atau transaksi.
Daftar Inventaris
Kegunaan
Mengelola seluruh data barang dan aset Sarpras beserta lokasi dan kondisinya.
Cara Menggunakan
Buka menu Sarpras → Master Data → Inventaris. Gunakan tombol tambah untuk menambahkan barang baru, dan tombol aksi di setiap baris untuk mengubah atau menghapus data.
Data yang Ditampilkan
Nama barang, kode inventaris, kategori, lokasi, jumlah, kondisi, tahun perolehan, sumber perolehan, dan total nilai aset.
Tips:
Gunakan filter pencarian sebelum menambah data baru untuk menghindari duplikasi barang yang sama.
Catatan Penting:
Perubahan jumlah barang sebaiknya dilakukan melalui alur yang sudah disepakati (misalnya via pencatatan mutasi atau penyesuaian stok).
Peminjaman Sarpras
Kegunaan
Mencatat peminjaman dan pengembalian barang Sarpras oleh santri, ustadz, maupun peminjam umum.
Cara Menggunakan
Buka menu Sarpras → Transaksi → Peminjaman. Klik tombol tambah, pilih jenis peminjam (santri/ustadz/umum), pilih barang, isi jumlah dan tanggal pinjam serta rencana kembali, lalu simpan.
Data yang Ditampilkan
Nama peminjam, jenis peminjam, barang yang dipinjam, jumlah, tanggal pinjam, tanggal kembali rencana/real, status, dan denda jika ada.
Tips:
Gunakan fitur filter peminjaman untuk memantau barang yang belum kembali atau peminjam yang sering terlambat.
Catatan Penting:
Perubahan status peminjaman menjadi selesai sebaiknya dilakukan setelah barang benar-benar diterima kembali dalam kondisi sesuai.
Laporan Inventaris
Kegunaan
Menyajikan laporan data inventaris Sarpras yang dapat difilter berdasarkan kategori, lokasi, tahun, dan kondisi untuk keperluan monitoring atau audit.
Cara Menggunakan
Buka menu Sarpras → Laporan → Laporan Inventaris. Atur filter sesuai kebutuhan, lalu tampilkan laporan dan gunakan tombol cetak jika diperlukan.
Data yang Ditampilkan
Daftar barang beserta kode inventaris, kategori, lokasi, jumlah, kondisi, tahun perolehan, dan nilai aset.
Tips:
Gunakan laporan inventaris untuk rekap tahunan, laporan ke pimpinan, atau bahan audit internal.
Catatan Penting:
Jika terdapat selisih antara data sistem dan kondisi fisik di lapangan, lakukan penyesuaian sesuai prosedur yang berlaku.
Pertanyaan Umum
Pertanyaan yang dicari belum ditemukan.
Gunakan kata kunci lain atau hubungi petugas
terkait.
Akun NQ Sarpras secara khusus diperuntukkan bagi petugas yang diberi amanah mengelola sarana dan prasarana pesantren, seperti koordinator Sarpras, staf Sarpras, dan pihak yang ditunjuk oleh pimpinan. Mereka memiliki hak akses untuk menambah, mengubah, dan memantau data inventaris, peminjaman, maintenance, serta kerusakan. Pimpinan pesantren juga dapat diberikan akses terbatas untuk melihat laporan dan ringkasan tanpa harus mengubah data operasional harian.
Untuk mencatat peminjaman, pertama masuk ke menu Sarpras kemudian pilih Transaksi → Peminjaman. Setelah halaman daftar peminjaman terbuka, klik tombol tambah peminjaman baru, lalu pilih jenis peminjam (misalnya santri, ustadz, atau peminjam umum) sesuai kebutuhan. Selanjutnya pilih barang yang akan dipinjam, tentukan jumlah, isi tanggal pinjam dan tanggal rencana kembali, serta lengkapi keterangan penting lainnya. Setelah semua data benar, simpan transaksi agar stok barang berkurang otomatis dan status peminjaman tercatat di sistem.
Jika barang mengalami kerusakan atau hilang saat masih dalam status dipinjam, petugas Sarpras perlu mencatatnya dalam dua langkah. Pertama, perbarui data peminjaman dengan memberi catatan bahwa barang rusak atau hilang, serta status pengembalian aktual jika ada. Kedua, buat laporan kerusakan melalui menu Maintenance & Kerusakan sehingga kerusakan tersebut tercatat sebagai insiden resmi. Dari data ini, pesantren dapat menindaklanjuti dengan perbaikan, penggantian, atau penarikan tanggung jawab kepada peminjam sesuai kebijakan yang berlaku.
Secara umum santri tidak login menggunakan akun Sarpras, karena modul ini fokus pada pengelolaan aset oleh petugas. Santri hanya muncul sebagai data peminjam ketika barang dicatatkan peminjamannya oleh petugas atau operator Sarpras. Jika suatu saat pesantren membutuhkan, bisa dibuatkan mekanisme khusus di mana santri mengajukan permintaan peminjaman melalui akun santri, lalu petugas Sarpras yang menyetujui dan memprosesnya di sistem Sarpras.
Ya, ketika peminjaman baru disimpan, sistem akan otomatis mengurangi stok barang sesuai jumlah yang dipinjam agar data ketersediaan inventaris tetap akurat. Saat peminjaman dikembalikan dan status diperbarui menjadi selesai, stok akan kembali bertambah sesuai jumlah barang yang benar-benar kembali. Jika terjadi selisih antara kondisi fisik dan data sistem, petugas Sarpras dapat melakukan penyesuaian stok melalui menu yang sudah disepakati prosedurnya, misalnya melalui fitur koreksi atau mutasi stok.
Untuk mencetak laporan inventaris, masuk ke menu Sarpras lalu pilih Laporan → Laporan Inventaris. Di halaman tersebut, Anda bisa mengatur filter seperti kategori barang, lokasi penyimpanan, tahun perolehan, dan kondisi barang sesuai kebutuhan laporan. Setelah filter disesuaikan, tampilkan data dan pastikan isinya sudah sesuai. Terakhir, gunakan tombol cetak atau ekspor yang tersedia sehingga laporan dapat disimpan sebagai berkas PDF atau langsung dicetak untuk arsip fisik maupun laporan ke pimpinan pesantren.
Data inventaris sebaiknya diperbarui setiap kali ada perubahan penting, seperti penambahan aset baru, penghapusan barang yang sudah tidak layak pakai, perpindahan lokasi, atau perubahan kondisi barang. Selain itu, idealnya dilakukan review berkala, misalnya setiap akhir semester atau akhir tahun ajaran, untuk mencocokkan data sistem dengan kondisi fisik. Dengan pembaruan rutin seperti ini, laporan nilai aset dan kondisi fasilitas pesantren akan lebih akurat dan memudahkan proses audit internal maupun eksternal.
Modul pemeliharaan berfungsi mendokumentasikan semua kegiatan perawatan sarana dan prasarana, mulai dari servis ringan hingga perbaikan besar. Dengan mencatat jadwal dan detail maintenance, petugas Sarpras dapat mengetahui riwayat perawatan setiap aset, biaya yang dikeluarkan, dan frekuensi kerusakan yang terjadi. Informasi ini sangat membantu saat menentukan prioritas perbaikan, mengajukan anggaran perawatan, dan menilai apakah sebuah barang masih layak dipertahankan atau perlu diganti dengan yang baru.
Jika barang sebenarnya sudah kembali tetapi status di sistem masih tercatat sebagai dipinjam, segera buka menu Transaksi → Peminjaman dan cari data peminjaman yang dimaksud melalui pencarian nama peminjam atau kode barang. Setelah data ditemukan, edit peminjaman tersebut, isi tanggal kembali aktual, dan ubah status menjadi selesai atau sesuai istilah yang digunakan di sistem. Dengan begitu stok akan kembali normal dan laporan peminjaman tidak menunjukkan data yang menyesatkan, misalnya seolah-olah masih banyak barang yang belum kembali.
Ya, NQ Sarpras dapat digunakan untuk mendata barang hibah, titipan, atau pinjaman dari pihak luar selama dicatat dengan jelas. Petugas Sarpras dapat menambahkan kategori atau keterangan khusus untuk menandai jenis kepemilikan barang tersebut. Hal ini bermanfaat agar pesantren dapat membedakan aset milik lembaga dengan barang yang hanya dipinjam sementara, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman saat mengelola, meminjamkan ulang, atau saat pihak pemberi barang menanyakan status aset yang mereka titipkan.
Jika di pesantren diterapkan denda untuk keterlambatan pengembalian barang, petugas dapat menggunakan menu Pengaturan → Pengaturan Denda Sarpras untuk mengisi aturan denda yang berlaku. Besaran denda bisa ditetapkan per hari keterlambatan atau per kejadian, tergantung kebijakan yang ditetapkan pengasuh dan pengelola. Saat peminjaman terlambat dikembalikan, petugas dapat menghitung denda berdasarkan aturan tersebut dan mencatatnya pada catatan peminjaman atau modul keuangan yang terhubung, sehingga seluruh proses tetap terdokumentasi dengan baik.
Sebelum menghapus data inventaris, pastikan bahwa barang tersebut benar-benar sudah tidak digunakan dan semua riwayat transaksi terkait telah diverifikasi. Penghapusan data sebaiknya dilakukan berdasarkan berita acara atau keputusan resmi agar tidak ada aset yang hilang tanpa jejak administratif. Jika memungkinkan, lebih aman menandai barang sebagai tidak aktif atau dipensiunkan, daripada langsung menghapus catatan, sehingga riwayat peminjaman dan perawatan tetap bisa ditelusuri saat diperlukan di kemudian hari.
