Akun Santri merupakan pusat layanan digital bagi santri Pondok Pesantren Nashoihul Qulub. Melalui akun ini, santri dapat mengakses informasi pribadi, kedisiplinan, pembelajaran, keuangan, layanan fasilitas, informasi pesantren, serta pengaturan akun sesuai hak akses yang dimiliki.
Tujuan Akun
Memudahkan santri memperoleh informasi dan menggunakan layanan pesantren secara mandiri, tertib, transparan, dan terintegrasi melalui satu akun digital.
Fitur Unggulan
Dashboard pribadi; identitas dan dokumen; kehadiran Jama'ah dan Ngaji; izin, sakit, haid, kegiatan, liburan, dan Riyadhah; ujian CBT; transaksi Mart dan Laundry; tabungan, topup, tagihan, pembayaran, dan beasiswa; pembelajaran Tahfizh, Tajwid, Iqra, Ta'lim, Shorof, Al-Hikam, dan Tilawah; Perpustakaan; Sarpras; informasi pesantren; serta pengaturan profil, password, notifikasi, tampilan, chat, dan bahasa.
Halaman utama akun Santri yang menampilkan ringkasan aktivitas, notifikasi, dan akses layanan yang tersedia.
Dashboard Akun Santri
Kegunaan
Dashboard Akun Santri berfungsi sebagai ringkasan komprehensif kondisi santri dalam 30 hari terakhir, meliputi peringkat, skor komprehensif, dan nilai bintang santri. Halaman ini membantu santri dan wali santri memantau perkembangan disiplin, hafalan, keaktifan ujian CBT, dan penilaian dari pengasuh, ustadz/ustadzah, serta pengurus secara cepat tanpa harus membuka setiap menu satu per satu.
Cara Menggunakan
Login ke sistem menggunakan akun santri.
Setelah berhasil login, sistem otomatis menampilkan Dashboard Akun Santri sebagai halaman utama.
Perhatikan kartu Peringkat (30 Hari Terakhir) untuk melihat posisi santri di antara santri aktif dan nilai skor komprehensif 0–100.
Lihat kartu Nilai Bintang Santri untuk mengetahui rata-rata rating (0–5), label mutu (Sangat Baik, Baik, Cukup, atau Perlu ditingkatkan), dan tampilan visual bintang.
Klik tautan "Lihat peringkat lengkap" untuk membuka halaman peringkat dengan filter tanggal 30 hari terakhir.
Klik tautan "Lihat rincian penilaian" untuk masuk ke halaman yang memuat detail rating/bintang yang diterima santri.
Gunakan informasi di dashboard sebagai dasar mengambil tindakan, misalnya meningkatkan kehadiran jamaah, memperbaiki hafalan, atau memperbaiki perilaku.
Data yang Ditampilkan
Kartu Peringkat Santri 30 hari terakhir, yang memuat nomor peringkat santri, total santri yang dinilai, skor komprehensif (0–100), dan informasi kelas.
Kartu Nilai Bintang Santri yang menampilkan rata-rata rating 0–5, label mutu (Sangat Baik, Baik, Cukup, Perlu ditingkatkan), serta visual bintang.
Tautan menuju halaman peringkat lengkap dengan parameter tanggal (start_date dan end_date) untuk 30 hari terakhir.
Tautan menuju halaman rincian penilaian bintang santri.
Ringkasan kondisi yang diambil dari modul lain (absensi, hafalan, CBT, rating, transaksi, dan denda) sebagai bahan penghitungan skor komprehensif.
Langkah Penggunaan
1
Masuk ke Dashboard Akun Santri
Login menggunakan akun santri. Setelah login berhasil, sistem akan menampilkan halaman Dashboard Akun Santri sebagai beranda utama.
Tips:
Biasakan membuka dashboard setiap kali selesai login untuk melihat ringkasan terbaru.
2
Membaca kartu ringkasan utama
Perhatikan kartu-kartu di dashboard seperti Peringkat Santri 30 hari terakhir, ringkasan transaksi mart, dan status dokumen.
Tips:
Fokuskan perhatian pada kartu peringkat dan saldo terlebih dahulu sebelum membuka halaman detail.
3
Mengakses halaman detail dari dashboard
Gunakan tombol atau tautan di kartu dashboard (misalnya “Lihat peringkat lengkap” atau “Lihat transaksi”) untuk membuka halaman detail terkait.
Tips:
Gunakan tautan resmi dari dashboard, jangan mengetik URL manual untuk menghindari salah halaman.
Tips:
Biasakan membuka dashboard setiap kali login untuk mengetahui posisi dan perkembangan terbaru; gunakan informasi ini untuk membuat target pribadi, misalnya mengurangi alpa jamaah atau menambah hafalan.
Catatan Penting:
Skor komprehensif dan peringkat pada dashboard dihitung berdasarkan data 30 hari terakhir. Perubahan absensi, hafalan, nilai CBT, dan rating selama periode tersebut akan berpengaruh langsung terhadap skor dan posisi peringkat.
Profil
Menu untuk melihat identitas lengkap dan dokumen Santri.
Identitas Lengkap
— Menampilkan informasi identitas lengkap Santri.
Dokumen
— Menampilkan, mengunggah, melihat, dan menghapus dokumen Santri.
Disiplin
Menu kehadiran, izin, sakit, haid, kegiatan, liburan, dan riyadhah Santri.
Kehadiran Jama'ah
— Menampilkan dan memfasilitasi pencatatan kehadiran Santri pada kegiatan Jama'ah.
Kehadiran Ngaji
— Menampilkan dan memfasilitasi pencatatan kehadiran Santri pada kegiatan Ngaji atau Dirasah.
Izin
— Menampilkan riwayat dan pengajuan izin keluar pesantren bagi Santri.
Sakit
— Menampilkan atau mengelola laporan kondisi sakit Santri.
Haid
— Menampilkan atau mengelola laporan haid yang tersedia khusus untuk Santri perempuan.
Acara
— Menampilkan daftar kegiatan, detail kegiatan, undangan, dan sertifikat Santri.
Liburan
— Menampilkan dan mengajukan liburan atau izin pulang Santri.
Riyadhah
— Menampilkan data Riyadhah Santri serta pengajuan, edit, dan riwayat request log Riyadhah.
Ujian (CBT)
Menu daftar ujian dan pelaksanaan ujian berbasis komputer untuk Santri.
Daftar Ujian
— Menampilkan daftar ujian CBT yang tersedia dan dapat diikuti Santri.
Mart
Menu transaksi NQ Mart dan layanan Laundry Santri.
Transaksi
— Menampilkan aktivitas transaksi NQ Mart sesuai status keanggotaan Santri.
Laundry
— Menampilkan layanan Laundry dan status transaksi Laundry Santri.
Dompet
Menu tabungan, topup, biaya, dan beasiswa Santri.
Tabungan
— Menampilkan informasi saldo, rekening, dan transaksi tabungan Santri.
Tampilan
— Mengatur mode terang/gelap, warna tema, dan tampilan antarmuka akun Santri.
Chat
— Mengatur preferensi chat dan notifikasi pesan akun Santri.
Bahasa
— Mengatur bahasa antarmuka akun Santri, termasuk Indonesia, Inggris, dan Arab.
Pertanyaan Umum
Pertanyaan yang dicari belum ditemukan.
Gunakan kata kunci lain atau hubungi petugas
terkait.
Dashboard Akun Santri menampilkan ringkasan kondisi santri dalam 30 hari terakhir, terutama peringkat santri, skor komprehensif (0–100), nilai bintang rata-rata, dan informasi kelas. Peringkat menunjukkan posisi santri dibandingkan santri aktif lain, sedangkan skor komprehensif dihitung dari kombinasi kedisiplinan hadir shalat jamaah dan ngaji/dirasah, progres hafalan Al-Qur’an, nilai ujian CBT, serta penilaian bintang dari pengasuh dan ustadz. Semakin tinggi skor komprehensif, semakin baik posisi santri dalam peringkat 30 hari terakhir, sehingga Dashboard dapat dijadikan tolok ukur cepat perkembangan santri tanpa harus membuka semua menu satu per satu.
Peringkat dan skor komprehensif di Dashboard menggunakan rentang waktu berjalan selama 30 hari terakhir, sehingga data yang dipakai selalu bergerak mengikuti tanggal hari ini. Setiap perubahan dalam absensi shalat jamaah dan dirasah (misalnya bertambah hadir atau bertambah alpa), progres hafalan, nilai ujian CBT terbaru, dan penilaian bintang akan mempengaruhi skor. Jika kedisiplinan, hafalan, dan nilai meningkat, skor komprehensif biasanya naik dan posisi peringkat membaik; sebaliknya jika alpa dan pelanggaran bertambah, skor dan peringkat dapat menurun.
Akun Santri diperuntukkan bagi santri yang terdaftar di pesantren dan/atau wali santri yang diberi akses oleh pesantren. Untuk login, pengguna harus mengakses halaman login khusus santri, kemudian memasukkan username dan password yang telah didaftarkan oleh admin. Setelah login berhasil, sistem akan menyimpan sesi sebagai santri sehingga semua data yang tampil pada Dashboard, Profil, Disiplin, dan menu lainnya hanya berisi informasi milik santri tersebut, bukan santri lain.
Menu Profil digunakan untuk melihat dan mengelola data diri santri yang tercatat di sistem. Sub-menu "Identitas Lengkap" berfungsi menampilkan biodata resmi santri secara detail, seperti nama lengkap, nama panggilan, NIK, tempat dan tanggal lahir, alamat, data orang tua atau wali, nomor kontak, dan kelas yang sedang ditempuh. Sub-menu "Ubah Profil" (jika diaktifkan) biasanya hanya mengizinkan pengubahan data tertentu yang sifatnya ringan, seperti foto profil, email, atau nomor HP santri. Sementara perubahan pada data penting dan sensitif (misalnya nama resmi, NIK, tanggal lahir) tetap harus dilakukan oleh admin atau tata usaha melalui panel admin untuk menjaga keakuratan dan keamanan data.
Jika terdapat perbedaan antara data identitas di Akun Santri dengan dokumen resmi seperti Kartu Keluarga, akta kelahiran, atau KTP, santri atau wali santri tidak dapat mengedit data tersebut langsung dari Akun Santri. Langkah yang tepat adalah menghubungi admin atau bagian tata usaha pesantren dengan membawa dokumen pendukung yang sah. Petugas kemudian akan memeriksa dan memperbarui data melalui panel admin, sehingga data yang dipakai untuk rapor, sertifikat, dan administrasi lain menjadi akurat dan konsisten.
Data kehadiran pada menu Disiplin, baik Kehadiran Shalat Jamaah maupun Kehadiran Ngaji/Dirasah, berasal dari modul absensi yang diisi oleh ustadz, pengasuh, atau petugas absensi sesuai jadwal kegiatan. Santri tidak dapat mengubah data absensi tersebut dari Akun Santri, karena perubahan hanya boleh dilakukan oleh petugas yang berwenang. Akun Santri berfungsi untuk memantau dan mengevaluasi kedisiplinan kehadiran, bukan untuk menginput atau mengoreksi absensi secara langsung.
Kode kehadiran digunakan untuk mempersingkat keterangan pada laporan absensi. H berarti Hadir, S berarti Sakit, I berarti Izin, A berarti Alpa (tidak hadir tanpa keterangan yang sah), dan U berarti Udzur haid yang khusus digunakan bagi santri putri pada shalat jamaah. Dengan menggunakan kode ini, pesantren dapat dengan cepat melihat pola kehadiran dan mengenali masalah kedisiplinan tanpa harus membaca keterangan panjang pada setiap baris absensi.
Jika santri menemukan bahwa data kehadiran di sistem berbeda dengan kenyataan, misalnya tercatat alpa padahal hadir, langkah pertama adalah segera mengkonfirmasi kepada musyrif, ustadz, atau petugas absensi yang bertugas pada hari dan kegiatan tersebut. Koreksi absensi tidak dilakukan dari Akun Santri, melainkan melalui modul absensi petugas. Semakin cepat dilaporkan, semakin mudah petugas memverifikasi dan memperbaiki kesalahan berdasarkan catatan atau saksi yang ada.
Menu Riwayat Izin digunakan untuk melihat seluruh izin keluar pesantren yang pernah diajukan santri, lengkap dengan waktu keluar dan kembali serta statusnya. Menu Sakit menampilkan riwayat sakit santri, termasuk tanggal mulai sakit, selesai sakit, dan keterangan dari petugas atau pengasuh. Menu Haid (khusus santri putri) berfungsi mencatat periode haid yang berpengaruh pada absensi shalat jamaah dan sebagian ibadah lainnya. Ketiga menu ini membantu pesantren, santri, dan wali santri memantau keringanan yang diberikan serta dampaknya terhadap kedisiplinan kehadiran.
Menu Kegiatan atau Acara menampilkan daftar kegiatan resmi pesantren yang melibatkan santri, seperti seminar, perlombaan, daurah, pelatihan, dan program khusus lainnya. Dari menu ini, santri dapat melihat detail kegiatan, mengunduh undangan, atau sertifikat keikutsertaan jika disediakan. Riwayat kegiatan ini dapat menjadi catatan aktivitas non-akademik yang bermanfaat untuk penilaian karakter, rekomendasi, atau portofolio santri di masa mendatang.
Menu Ujian (CBT) berfungsi sebagai gerbang bagi santri untuk mengikuti ujian berbasis komputer yang diselenggarakan pesantren. Di dalamnya, santri dapat melihat daftar ujian yang sedang aktif atau terjadwal untuk kelasnya, melihat mata pelajaran yang diujikan, serta waktu pelaksanaannya. Dari menu ini, santri dapat memulai ujian pada waktu yang ditentukan, menyimpan jawaban, dan pada beberapa kasus melihat riwayat pengerjaan atau nilai setelah diumumkan oleh ustadz.
Jika tidak ada ujian yang muncul di menu CBT, ada beberapa kemungkinan. Pertama, santri belum dimasukkan sebagai peserta ujian oleh admin atau ustadz sehingga tidak terdaftar di daftar peserta. Kedua, jadwal ujian yang diumumkan mungkin berbeda dengan kelas santri atau menggunakan akun lain. Ketiga, waktu ujian belum dimulai atau sudah selesai sehingga ujian tidak lagi ditampilkan sebagai ujian aktif. Dalam kondisi seperti ini, santri disarankan menghubungi ustadz pengampu atau admin CBT untuk memastikan status kepesertaan dan jadwal ujian.
Dengan melihat riwayat transaksi Mart dan Laundry, santri dan wali santri dapat mengetahui kapan saja santri berbelanja, barang apa yang dibeli, serta berapa banyak uang yang dikeluarkan untuk kebutuhan dan jajan. Riwayat laundry menunjukkan layanan cuci yang digunakan dan biayanya. Informasi ini sangat berguna untuk mengontrol pola belanja, memastikan bahwa pengeluaran tidak berlebihan, dan membantu santri belajar mengelola keuangan pribadi ketika jauh dari orang tua.
Fitur permintaan batas jajan memungkinkan santri mengajukan batas maksimal pengeluaran jajan dalam periode tertentu kepada petugas kasir atau keuangan. Santri mengisi nominal batas jajan dan, jika perlu, catatan tambahan melalui formulir yang tersedia. Sistem kemudian mengirimkan notifikasi ke kasir atau bendahara untuk dipertimbangkan. Setelah disetujui dan diaktifkan, sistem Mart akan menerapkan batas tersebut sehingga transaksi jajan santri tidak dapat melebihi nominal yang telah disepakati.
Jika santri menemukan transaksi Mart pada riwayat yang tidak dikenali sebagai miliknya, hal pertama yang perlu dilakukan adalah mencatat tanggal dan detail transaksi tersebut. Selanjutnya, santri harus melapor ke kasir atau admin Mart dan menyampaikan keberatan dengan menyertakan informasi yang cukup. Petugas dapat memeriksa log transaksi, struk, dan catatan kasir untuk mengidentifikasi sumber kesalahan, apakah terjadi kekeliruan pencatatan, penggunaan akun yang salah, atau masalah teknis lainnya, kemudian melakukan koreksi sesuai prosedur.
Menu Tabungan berfungsi menampilkan riwayat setoran dan penarikan tabungan santri yang dikelola oleh NQ Bank atau petugas tabungan pesantren. Menu Topup menampilkan histori pengisian saldo dompet digital santri, baik yang dilakukan secara tunai melalui kasir maupun melalui transfer online atau virtual account. Menu Biaya menampilkan daftar seluruh tagihan biaya pendidikan santri, seperti syahriyah, ujian, dan biaya seragam, beserta status pembayarannya apakah belum dibayar, sudah sebagian, atau sudah lunas.
Saldo tabungan dan saldo dompet digital adalah dua jenis saldo yang berbeda dengan fungsi masing-masing. Saldo tabungan merupakan simpanan santri di NQ Bank atau tabungan internal pesantren yang biasanya digunakan untuk kebutuhan jangka menengah dan panjang, serta tidak langsung dipakai untuk transaksi harian. Sementara saldo dompet digital digunakan untuk transaksi sehari-hari seperti belanja di Mart, membayar laundry, atau membayar sebagian biaya pendidikan tertentu. Pemindahan dana dari tabungan ke dompet digital harus melalui prosedur resmi dan dilakukan oleh petugas yang berwenang.
Setelah melakukan pembayaran, baik secara tunai maupun online, santri atau wali santri dapat membuka menu Biaya untuk memeriksa status tiap tagihan. Tagihan yang sudah lunas akan ditandai dengan status lunas dan jumlah yang sudah dibayar sama dengan nominal tagihan. Selain itu, santri dapat membuka halaman struk atau kwitansi pembayaran yang menampilkan detail seperti tanggal, jenis biaya, nominal dibayar, dan nama bendahara yang memproses. Jika status belum berubah setelah pembayaran, segera konfirmasi ke bagian keuangan dengan menunjukkan bukti pembayaran.
Jika pesantren mengaktifkan fitur pembayaran gabungan (bundle), santri dapat memilih beberapa tagihan yang belum lunas sekaligus di menu Biaya, lalu membuat satu transaksi pembayaran gabungan. Sistem akan menghitung kekurangan dari setiap tagihan dan menjumlahkannya menjadi satu nominal pembayaran. Setelah transaksi gabungan ini berhasil dibayar, sistem akan memperbarui status setiap tagihan yang terlibat sesuai jumlah yang dibayarkan sehingga santri tidak perlu membayar satu per satu.
Menu Ngaji mengintegrasikan berbagai kegiatan keagamaan seperti Tahfizh, Tajwid, Iqra, Ta’lim, Shorof, Al-Hikam, dan Tilawah ke dalam satu tempat. Di dalamnya santri dapat melihat absensi, riwayat setoran, detail materi yang dipelajari, dan pada beberapa kasus nilai atau penilaian dari ustadz. Dengan demikian, santri dan wali santri dapat menilai sejauh mana keseriusan dan perkembangan santri dalam bidang keilmuan agama secara menyeluruh, bukan hanya dari satu mata pelajaran saja.
Syahadah adalah sertifikat atau pengakuan resmi bahwa santri telah menyelesaikan hafalan pada tingkat tertentu, misalnya hafalan satu juz, beberapa juz, atau target hafalan lain yang ditetapkan pesantren. Di dalam modul Tahfizh, jika santri telah memenuhi kriteria yang ditentukan, akan tersedia sub-menu atau halaman khusus yang menampilkan status syahadah serta memungkinkan santri mengakses atau mengunduh sertifikat hafalan dalam bentuk digital.
Dengan rutin mengecek absensi dan setoran di menu Ngaji, santri dapat mengetahui apakah dirinya konsisten mengikuti jadwal pelajaran dan setoran hafalan yang telah ditetapkan. Selain itu, santri dapat membandingkan frekuensi kehadiran dengan perkembangan nilai atau hafalan yang diperoleh. Apabila absensi kurang baik dan setoran jarang, sedangkan nilai rendah, santri mendapatkan sinyal yang jelas bahwa perlu ada perbaikan dalam kedisiplinan belajar dan pengelolaan waktu.
Bintang atau rating untuk santri dapat diberikan oleh berbagai pihak yang berhubungan langsung dengan santri di kegiatan pesantren, antara lain pengasuh, admin, bendahara, kasir Mart, ustadz/ustadzah pelajaran, muhafizh tahfizh, guru kitab Ta’lim, Al-Hikam, Shorof, guru Tilawah, petugas perpustakaan, petugas sarpras, dan petugas bank. Mereka menggunakan menu Beri-Rating atau Beri-Bintang yang tersedia di akun masing-masing (bukan di Akun Santri), sedangkan Akun Santri hanya digunakan untuk melihat hasil penilaian yang sudah diberikan.
Nilai bintang merupakan salah satu komponen penting yang mempengaruhi skor komprehensif santri. Selain nilai bintang, skor komprehensif juga mempertimbangkan faktor lain seperti jumlah alpa pada shalat jamaah, jumlah alpa pada dirasah/ngaji, progres hafalan, dan rata-rata nilai ujian CBT. Semua faktor tersebut dinormalisasi dan dibobot sesuai ketentuan pesantren, kemudian digabungkan menjadi skor 0–100 yang digunakan untuk menentukan peringkat santri di Dashboard dalam 30 hari terakhir.
Nilai bintang yang rendah sebaiknya tidak disikapi dengan marah atau putus asa, tetapi dijadikan bahan muhasabah dan perbaikan diri. Santri dapat berdiskusi dengan pengasuh atau ustadz untuk mengetahui aspek apa saja yang perlu ditingkatkan, misalnya kedisiplinan shalat jamaah, sikap di kelas, tanggung jawab tugas, atau kerapian administrasi. Dengan memahami penyebabnya, santri bisa membuat langkah-langkah perbaikan yang nyata sehingga pada periode penilaian berikutnya nilai bintang dapat meningkat.
Integrasi Perpustakaan dan Sarpras dengan Akun Santri memungkinkan santri memantau kunjungan perpustakaan, peminjaman dan pengembalian buku, serta pengajuan dan riwayat peminjaman sarana prasarana seperti perangkat atau alat kegiatan. Dengan adanya integrasi ini, santri dapat lebih bertanggung jawab terhadap barang yang dipinjam, menghindari keterlambatan pengembalian, dan mengurangi risiko kehilangan yang berpotensi menimbulkan denda dan sanksi.
Keterlambatan pengembalian buku perpustakaan atau barang sarpras tertentu dapat mengakibatkan denda yang tercatat dan mengurangi saldo santri di sistem. Selain berdampak finansial, catatan denda ini dapat muncul dalam ringkasan keuangan dan, dalam beberapa kebijakan pesantren, menjadi indikator kedisiplinan yang diperhatikan pengasuh. Karena itu, penting bagi santri untuk memperhatikan masa pinjam dan segera mengembalikan buku atau sarpras sebelum jatuh tempo.
Di menu Info, santri dan wali santri sebaiknya rutin memeriksa profil pesantren, informasi tentang pengasuh dan daftar asatidz, jadwal kegiatan dan jadwal pelajaran, pengumuman penting terkait akademik maupun non-akademik, informasi aplikasi, serta pembaruan tata tertib atau Undang-undang NQ. Dengan sering mengecek menu Info, santri dan wali dapat memperoleh informasi resmi langsung dari pesantren tanpa khawatir tertinggal pengumuman penting.
Dalam menggunakan fitur Chat, santri wajib menjaga adab komunikasi sesuai nilai-nilai pesantren. Santri dianjurkan menggunakan bahasa yang sopan, jelas, tidak berlebihan, dan fokus pada keperluan yang bermanfaat, seperti konsultasi pelajaran, klarifikasi jadwal, pengajuan izin, atau komunikasi administrasi dengan pengasuh dan admin. Santri harus menghindari obrolan yang tidak bermanfaat, menyebarkan gosip, atau menuliskan kata-kata yang tidak pantas, karena sistem chat berada dalam lingkungan pendidikan yang diawasi dan dapat menjadi bahan evaluasi kedisiplinan jika terjadi pelanggaran etika.
Karena chat merupakan bagian dari sistem internal pesantren, secara prinsip pengelola memiliki kewenangan untuk melakukan pemantauan atau audit isi chat jika dibutuhkan, terutama ketika ada laporan pelanggaran etika atau masalah serius lain. Oleh karena itu, santri perlu menyadari bahwa komunikasi di dalam sistem bukanlah ruang anonim, dan tetap harus menjaga kejujuran, kesopanan, serta tidak menyalahgunakan fitur chat untuk hal-hal yang bertentangan dengan tata tertib pesantren.
Buka menu Liburan atau Ajukan Libur, kemudian isi tanggal mulai dan selesai libur, alasan, serta data pendukung jika diminta. Pastikan seluruh informasi benar sebelum mengirim pengajuan. Status pengajuan dapat dipantau pada menu yang sama. Persetujuan akhir mengikuti kebijakan dan verifikasi pihak pesantren.
Buka menu Riyadhah Saya, pilih periode atau kegiatan yang ingin dicatat, lalu isi data sesuai kegiatan yang benar. Periksa kembali tanggal, jenis kegiatan, dan keterangan sebelum menyimpan atau mengirim request. Apabila data tidak dapat diubah atau memerlukan persetujuan, hubungi pembina atau petugas yang menangani Riyadhah.
Buka menu Pengajuan Beasiswa, pilih program beasiswa yang tersedia, lalu lengkapi formulir dan dokumen persyaratan sesuai ketentuan. Kirim pengajuan setelah data diperiksa. Ketersediaan program, persyaratan, proses verifikasi, dan keputusan penerimaan mengikuti kebijakan pesantren.
Buka menu Dokumen Santri, pilih jenis dokumen yang diperlukan, lalu unggah berkas dengan format dan ukuran yang diperbolehkan. Pastikan dokumen mudah dibaca dan sesuai dengan data santri. Jika tersedia tombol hapus atau ganti, gunakan untuk memperbarui berkas yang salah; bila dokumen sudah diverifikasi atau terkunci, hubungi petugas administrasi.
Buka menu Pengaturan atau Ubah Password, masukkan password lama, kemudian buat password baru yang kuat dan mudah diingat hanya oleh Anda. Konfirmasi password baru sebelum menyimpan perubahan. Jangan membagikan password kepada siapa pun. Jika lupa password atau tidak dapat masuk, hubungi petugas atau admin pesantren untuk bantuan pemulihan akun.
Buka menu Pengaturan, lalu pilih pengaturan Bahasa atau Tampilan. Pilih bahasa dan tema yang tersedia, kemudian simpan perubahan. Jika perubahan belum terlihat, muat ulang halaman atau masuk kembali ke akun. Opsi yang muncul dapat berbeda sesuai pengaturan sistem pesantren.
Buka menu Request Peminjaman Buku, cari atau pilih buku yang ingin dipinjam, lalu kirim permintaan sesuai prosedur yang tersedia. Pengajuan akan diproses berdasarkan ketersediaan buku dan ketentuan perpustakaan. Periksa status request secara berkala dan ambil buku hanya setelah permintaan disetujui.
Buka menu Denda Perpustakaan untuk melihat rincian tagihan atau pelanggaran. Segera konfirmasikan kepada petugas perpustakaan mengenai cara dan batas waktu penyelesaian. Jika denda berkaitan dengan buku yang telah dikembalikan atau terdapat ketidaksesuaian data, siapkan bukti yang relevan dan ajukan klarifikasi kepada petugas.
Glosarium
Dashboard Santri
Halaman utama setelah santri login yang menampilkan ringkasan hafalan, absensi, saldo mart, tabungan, skor penilaian, dan informasi penting lainnya.
Contoh:
Setelah login, kamu langsung diarahkan ke Dashboard Santri untuk melihat ringkasan aktivitas dan status terbaru.
Profil Santri
Halaman yang menampilkan data diri santri seperti nama lengkap, NIK, kelas, alamat, dan nomor kontak wali.
Contoh:
Jika ada kesalahan nama atau kelas, lapor ke admin setelah mengecek di menu Profil Santri.
Sholat Jamaah
Ibadah sholat wajib yang dikerjakan secara berjamaah di masjid atau mushala pesantren dan tercatat dalam sistem absensi.
Contoh:
Jumlah kehadiran Sholat Jamaah per bulan bisa dilihat di dashboard dan menu laporan absensi.
Dirasah
Kegiatan belajar mengajar atau pengajian di kelas yang absensinya juga tercatat dalam sistem.
Contoh:
Di menu Kehadiran Dirasah, kamu bisa melihat berapa kali hadir, sakit, izin, atau alfa dalam satu bulan.
Kehadiran Jamaah
Rekap status kehadiran santri untuk Sholat Jamaah (Hadir, Sakit, Izin, Alfa, Udzur) dalam periode tertentu.
Contoh:
Gunakan filter tanggal pada menu Kehadiran Jamaah untuk melihat riwayat bulan ini atau bulan sebelumnya.
Kehadiran Dirasah
Rekap status kehadiran santri dalam kegiatan belajar (Dirasah) yang menampilkan jumlah hadir, sakit, izin, dan alfa.
Contoh:
Santri dan wali bisa memantau kedisiplinan ngaji melalui laporan Kehadiran Dirasah.
Status H (Hadir)
Kode status absensi yang menunjukkan santri hadir mengikuti kegiatan sesuai jadwal (jamaah atau dirasah).
Contoh:
Targetnya, jumlah H (Hadir) lebih dominan dibandingkan status lainnya dalam setiap bulan.
Status S (Sakit)
Kode status absensi yang menunjukkan santri tidak bisa mengikuti kegiatan karena sakit dan sudah dilaporkan.
Contoh:
Jika sedang sakit, pastikan izin sakit tercatat agar tidak tercatat sebagai alfa.
Status I (Izin)
Kode status absensi untuk santri yang tidak hadir karena izin yang sah, misalnya ada keperluan keluarga.
Contoh:
Izin resmi yang tercatat akan mengurangi risiko dianggap alfa tanpa keterangan.
Status A (Alfa)
Kode status absensi yang menunjukkan santri tidak hadir tanpa keterangan resmi.
Contoh:
Jumlah alfa yang tinggi bisa mempengaruhi penilaian kedisiplinan santri.
Status U (Udzur Haid)
Kode status absensi khusus santri putri yang sedang uzur haid sehingga tidak wajib mengikuti Sholat Jamaah.
Contoh:
Santri putri bisa melihat jumlah hari uzur haid di laporan absensi jamaah.
Setoran Hafalan
Kegiatan menyetorkan bacaan Al-Qur’an atau hafalan kepada ustadz/ustadzah yang kemudian dicatat dalam sistem.
Contoh:
Jumlah setoran hafalan per juz bisa dilihat pada kartu statistik hafalan di dashboard santri.
Kelancaran Hafalan
Penilaian seberapa lancar santri membaca hafalan (misalnya sangat lancar, lancar, atau kurang lancar).
Contoh:
Grafik Kelancaran Hafalan menunjukkan persentase penilaian sangat lancar, lancar, dan kurang lancar dalam periode tertentu.
Kefasihan Hafalan
Penilaian kefasihan makhraj dan tajwid santri saat membaca hafalan, seperti fasih, kurang fasih, atau tidak fasih.
Contoh:
Persentase Kefasihan Hafalan membantu ustadz memantau kualitas bacaan, bukan hanya kuantitas setoran.
Juz Hafalan
Bagian dari Al-Qur’an yang dihafal dan dicatat per juz, misalnya Juz 30, Juz 29, dan seterusnya.
Contoh:
Progres Juz Hafalan santri ditampilkan dalam bentuk ringkasan di dashboard tahfizh.
Saldo Mart Santri
Saldo elektronik milik santri di sistem mart pesantren yang digunakan untuk bertransaksi tanpa uang tunai.
Contoh:
Saat berbelanja di mart, saldo akan otomatis berkurang sesuai total transaksi.
Piutang Mart
Total tagihan mart yang belum dilunasi santri sehingga mengurangi saldo bersih yang bisa digunakan.
Contoh:
Jika piutang mart tinggi, santri tetap bisa melihat detail transaksi di menu Aktivitas Mart.
Transaksi Jajan
Pembelanjaan kebutuhan konsumsi seperti snack atau minuman yang dicatat sebagai kategori jajan.
Contoh:
Ringkasan Transaksi Jajan per bulan tampil di kartu statistik mart pada dashboard.
Transaksi Kebutuhan
Pembelanjaan kebutuhan utama seperti alat tulis, perlengkapan harian, atau barang penting lainnya.
Contoh:
Grafik transaksi membedakan antara Jajan dan Kebutuhan untuk memudahkan evaluasi pengeluaran.
Transaksi Laundry
Pencatatan biaya layanan laundry pakaian santri yang tercatat dalam sistem keuangan santri.
Contoh:
Riwayat Laundry menampilkan daftar cucian yang pernah masuk beserta status dan biayanya.
Limit Jajan Harian
Batas maksimal nominal belanja jajan yang boleh dipakai santri dalam satu hari di mart.
Contoh:
Orang tua bisa meminta pengaturan Limit Jajan Harian agar pengeluaran anak lebih terkontrol.
Permintaan Batas Jajan
Fitur pengajuan perubahan limit jajan dari akun santri yang akan dikirim ke kasir untuk disetujui.
Contoh:
Setelah pengajuan batas jajan dikirim, statusnya bisa dilacak melalui notifikasi dari kasir.
Status Member Mart
Status keanggotaan santri di mart, misalnya Member Aktif, Member Suspended, atau Non-Member.
Contoh:
Status Member Mart mempengaruhi apakah santri bisa memakai saldo elektronik atau tidak.
Tabungan Santri
Fasilitas simpanan uang santri di pesantren yang bisa disetor dan ditarik melalui petugas terkait.
Contoh:
Total saldo Tabungan Santri ditampilkan dalam kartu khusus di dashboard santri.
Setoran Tabungan
Transaksi penambahan saldo tabungan yang dilakukan oleh santri atau wali melalui petugas.
Contoh:
Bukti Setoran Tabungan akan tercatat dan bisa dicek melalui menu Tabungan.
Penarikan Tabungan
Transaksi pengambilan uang dari saldo tabungan santri yang dicatat dalam sistem.
Contoh:
Riwayat penarikan tabungan dapat ditinjau untuk memantau penggunaan uang santri.
Tagihan Administrasi
Biaya administrasi yang wajib dibayar santri, seperti SPP, daftar ulang, atau biaya lain yang diatur pesantren.
Contoh:
Rincian Tagihan Administrasi bisa diakses di menu Pembiayaan atau Biaya Administrasi.
Pembayaran Online
Metode pembayaran non-tunai yang terintegrasi dengan payment gateway untuk melunasi tagihan santri.
Contoh:
Jika pembayaran online berhasil, status tagihan akan otomatis berubah menjadi lunas di sistem.
Izin Keluar
Permohonan izin santri untuk keluar pesantren sementara waktu dengan persetujuan pengasuh atau pihak terkait.
Contoh:
Riwayat Izin Keluar menampilkan daftar izin yang pernah diajukan beserta statusnya.
Riwayat Sakit
Catatan seluruh laporan sakit santri beserta tanggal, keterangan, dan status pemeriksaan.
Contoh:
Pengasuh dapat melihat Riwayat Sakit untuk memastikan santri mendapat penanganan yang tepat.
Riwayat Haid
Catatan periode haid santri putri yang digunakan sebagai dasar penentuan status uzur ibadah tertentu.
Contoh:
Data Riwayat Haid membantu pengasuh dalam memonitor dan memvalidasi absensi uzur haid.
Nilai Bintang Santri
Ringkasan penilaian santri dalam bentuk bintang yang dihitung dari berbagai aspek kedisiplinan dan aktifitas.
Contoh:
Semakin baik kedisiplinan dan partisipasi, nilai bintang santri akan semakin tinggi.
Skor Komprehensif
Nilai gabungan dari beberapa indikator seperti absensi, hafalan, dan aktivitas lain yang digunakan untuk menentukan peringkat.
Contoh:
Skor komprehensif ditampilkan di kartu Peringkat Santri pada dashboard.
Peringkat Santri
Posisi santri dibandingkan santri lain dalam periode tertentu berdasarkan skor komprehensif.
Contoh:
Peringkat 1 menunjukkan santri dengan skor komprehensif tertinggi dalam rentang waktu yang dipilih.
Notifikasi Sistem
Pesan otomatis dari aplikasi yang berisi informasi penting seperti persetujuan izin, batas jajan, atau pembayaran.
Contoh:
Jika ada pengajuan batas jajan disetujui kasir, santri akan menerima Notifikasi Sistem.
Pengumuman
Informasi umum dari pesantren yang ditampilkan di dalam sistem untuk seluruh santri atau kelompok tertentu.
Contoh:
Cek bagian Pengumuman secara berkala agar tidak tertinggal informasi penting.
